Belajar Harmonisasi EO dan STI bersama Patrick
Life at STI #3
Menjadi seorang mahasiswa tentunya tidak terlepas dari kesibukan di bidang akademik maupun nonakademik. Hal ini juga dirasakan oleh, Patrick Segara, mahasiswa tingkat tiga Sistem dan Teknologi Informasi Institut Teknologi Bandung angkatan 2018. Mahasiswa yang besar di Kabupaten Bogor ini mengimbangi kehidupan akademik perkuliahannya dengan mengikuti berbagai kegiatan lain, salah satunya menjadi seorang Event Organizer (EO). Saking seringnya Patrick mengikuti organisasi maupun kepanitiaan sebagai EO, pemuda yang berzodiak Taurus ini kerap disebut oleh rekan-rekannya sebagai “Sarjana EO”.
Alasan Berkiprah di Dunia EO
Patrick ternyata belum banyak memiliki pengalaman sebagai panitia sebelum ia memasuki dunia perkuliahan. Patrick mengungkapkan bahwa semasa SMA dia tidak mengikuti OSIS namun mengikuti Koperasi Sekolah. Dari Koperasi Sekolah tersebut, mahasiswa yang hobi berolahraga ini mendapat berbagai pengalaman dalam mengelola tim dan barang-barang yang dijual. Ia merasa bahwa pengalaman organisasi semasa SMA masih kurang, sehingga membuatnya ingin mencoba sesuatu yang baru ketika menginjakkan kaki di bangku perkuliahan.
“Akhirnya ketika aku masuk kuliah, mindset-ku ingin mencoba hal-hal baru.”
Hal ini lantas memantiknya untuk mencoba sesuatu yang baru. Ia memulai kepanitiaan pertamanya di dunia EO dan acara dalam kepanitiaan TPB CUP 2018. Pada kesempatan tersebut, ia diberi amanah sebagai Kepala Divisi Opening dan Closing TPB CUP Badminton 2018. Namun, sebagai awal keberjalanan kepanitiaan di Institut Teknologi Bandung, ia sempat merasa gagal pada salah satu mata acara yang ia kerjakan karena kurang matangnya perencanaan dan kurangnya pengalaman dalam memanajemen acara, yang membuat ia dan teman-teman panitia kebingungan saat terjadi hal-hal di luar rencana, seperti hujan, perlengkapan logistik yang kurang, dan sebagainya. Selain itu, ditambah faktor alam berupa hujan yang tiba-tiba melanda ketika acara tersebut dimulai, menyebabkan kegiatan tersebut menjadi cukup gagal. Dari pengalaman ini, Patrick menyadari kesalahannya karena tidak membuat perencanaan yang matang. Dari kegagalan pada kepanitiaan pertamanya di ITB tersebut, Patrick tidak lantas menyerah dan berkecil hati. Hal ini justru memicu semangatnya untuk membuktikan bahwa dia sanggup menjadi seorang Event Organizer dengan baik.
Event yang Sudah Digarap oleh Patrick
Dalam tiga tahun menjalani perkuliahan di ITB, Patrick sudah mengikuti berbagai macam event. Mulai dari staff hingga ketua sudah pernah ia rasakan dalam berkepanitiaan. Dari menjadi best staff Divisi Event Organizer OSKM ITB 2019 (Orientasi Studi Keluarga Mahasiswa ITB), hingga menjadi Ketua Divisi Event Organizer OSKM ITB 2020, Head of Event Organizer BISTLeague 3.0 (event lomba Business IT Case yang diselenggarakan oleh ASSISTS ), Ketua Divisi Acara Pemilu UBT 2021, dan masih banyak lagi. Selain berkiprah di dunia Event Organizer, Patrick juga aktif berkepanitiaan di divisi lain, seperti menjadi Kepala Media Informasi KMK 2020 (Keluarga Mahasiswa Katolik), Deputy Chief Marketing Officer Inkubator IT Himpunan Mahasiswa Informatika 2020, Kepala Desain dan Dokumentasi SKB KMK 2019 (Syukuran Keluarga Baru Kelompok Mahasiswa Katolik), dan masih banyak lagi.
Pengalaman Menarik Sebagai Event Organizer
Sebagai mahasiswa yang aktif berkepanitiaan sebagai Event Organizer, sudah menjadi hal yang biasa bagi Patrick untuk melakukan penyusunan rundown acara, membuat teknis lapangan dan teknis non-lapangan, membuat Memorandum of Understanding (MoU).
Mahasiswa yang lahir pada tahun 2000 ini mengungkapkan bahwa selama ini dia memiliki pengalaman berkesan sebagai Event Organizer. Misalnya pada acara ITB Civil Engineering Expo (ICEE), Patrick diundang sebagai pembicara untuk mengisi materi mengenai Event Management. Hal serupa juga telah dia lakukan untuk mengisi acara Kaderisasi Himpunan Mahasiswa Teknik Pangan (HMPG) ITB dengan membawakan materi mengenai Event Management 101. Patrick juga merasa berkesan ketika menjadi Ketua Divisi Event Organizer OSKM 2020 karena harus menangani hingga 100 staff di dalam divisinya. Dari pengalaman tersebut, ia mendapat pelajaran bahwa untuk menjadi pemimpin tidak harus paham segalanya, namun harus memahami dan menggali potensi yang dimiliki anggota-anggotanya.
“Untuk menjadi ketua, kalian tidak harus tahu semua, tapi kalian harus memiliki sense potensi apa yang dimiliki anggota kalian karena banyak ide cemerlang justru muncul dari anggota yang kalian miliki.”
Skill yang dibutuhkan sebagai Event Organizer
Menurut Patrick, salah satu kemampuan yang diperlukan sebagai seorang EO adalah critical thinking—kemampuan untuk mengelola dan menganalisis informasi sebagai pertimbangan dalam mengambil keputusan . Kemampuan ini juga dibarengi dengan kemampuan untuk berpikir secara holistik.
Pelajaran sebagai Event Organizer
Dari beberapa kesempatan dalam mengikuti kegiatan non akademik, Patrick mengaku mendapat pengalaman serta pelajaran baru. Bisa dibilang pengalaman-pengalaman ini sebagai pelajaran berharga dimana Patrick lebih mendalami berbagai soft skill, seperti leadership.
“Dari EO aku belajar mempertajam kemampuan critical thinking dan time management dari kepanitiaan lainnya. Sebagai ketua aku juga belajar kemampuan berkomunikasi dan leadership — belajar untuk menyampaikan gagasan untuk dikerjain bareng-bareng — ”
Diakui oleh Patrick juga, empati merupakan salah satu hal yang dipertajam setelah menjalani berbagai kegiatan non akademik. Dari berbagai pengalaman yang telah ia peroleh, Patrick memahami betapa susahnya mempersiapkan suatu acara, sehingga ia selalu berusaha untuk menghargai setiap usaha dari setiap setiap kepanitiaan.
Menjadi mahasiswa STI dan aktif sebagai Event Organizer
Dalam menjalankan keseharian sebagai mahasiswa STI, Patrick mengaku terdapat kaitan antara menjadi seorang EO dan seorang mahasiswa STI. Ia merasa bahwa keduanya sama-sama berperan sebagai “middleman” yang harus memahami keseluruhan framework serta berpikir secara holistik.
“Keduanya sama-sama berpikir secara holistik dengan critical thinking. Gambarannya kalau di EO misal ada seorang pembicara, cukup di-brief tentang apa yang perlu disampaikan, operasionalnya bagaimana, engga perlu detail siapa yang ngelakuin. Kalau dari STI contohnya, seorang investor kan juga cukup dijelasin sistem yang dikembangin bakal memiliki kemampuan apa aja, engga perlu sampai teknis library apa yang dipakai gitu-gitu. Jadi, EO dan STI sama-sama mengelola informasi kemudian ngasih ke pihak yang tepat, engga semua informasi perlu dikomunikasikan ke seluruh pihak.”
Walaupun aktif di berbagai kegiatan dan organisasi, Patrick tetap tidak melupakan fokus pada akademik. Menurutnya kuliah di STI tidak terlalu berat asalkan belajar dengan sungguh-sungguh, serta mengerjakan tugas dan praktikum yang diberikan. Namun sebelum itu, mindset mengenai esensi dari “belajar” harus diresapi terlebih dulu.
“Kalau mau bisa sesuatu ya harus belajar, pahamin. Untuk motivasi diri, kadang aku bilang kalau yang lain bisa kenapa kita ga bisa?. Minimal bisa, engga harus excellent (sebagus teman-teman yang emang paham dan mendalami materinya). Mindset yang harus dipegang itu adalah kita belajar sebagai bentuk kita menghargai kesempatan yang diberikan buat kuliah di ITB. Banyak lho orang lain yang pengen ada di posisi kita, tapi engga bisa.”
Berbagai cara dilakukan Patrick sebagai bentuk komitmen dalam akademik, walaupun di lain waktu disibukkan dengan organisasi dan berbagai kepanitiaan. Cara pertama yang ia biasa lakukan adalah selalu mencatat materi kuliah sebagai bahan untuk belajar. Kegiatan ini sudah menjadi budaya yang Patrick terapkan sejak kuliah tatap muka (sebelum pandemi). Patrick mengaku bahwa dengan mencatat materi secara tidak langsung membuatnya paham sekaligus mengkaitkan keseluruhan materi secara tidak langsung (connecting the dots). Yang kedua, Patrick selalu berusaha menerapkan time management untuk mengelola life style-nya (waktu tidur, olahraga, dan lain-lain).
Dengan memiliki waktu tidur yang cukup dan olahraga teratur, Patrick mengaku menjadi lebih fokus dan mampu memahami dengan lebih baik. Selain itu, Patrick juga selalu berusaha untuk bertanya kepada teman atau dosen apabila ada materi yang kurang dipahami. Terakhir, Patrick berusaha menyempatkan diri untuk membaca materi sebelum kelas dimulai. Patrick percaya dengan membaca materi sebelum kelas dimulai akan meningkatkan pemahaman terhadap materi saat dijelaskan, walaupun hingga saat ini ia mengaku belum bisa menerapkannya secara konsisten.
Sama seperti mahasiswa pada umumnya, terkadang Patrick tentunya juga mengalami kesulitan dalam studinya. Ia mengaku pernah sampai di titik tidak memahami materi dan tidak tahu apa yang harus dilakukan. Walaupun demikian, Patrick selalu berusaha untuk mengambil sisi positifnya.
“Kalau udah berusaha yang terbaik tapi nilai masih jelek itu bukan akhir dari dunia. Berarti emang ga bakat di sana, terlebih lagi STI kan generalis, hehe. Ambil hikmah ternyata semua perlu kegigihan dan kerja keras. Tapi jangan sampai ini dijadiin justifikasi untuk ga berusaha maksimal ya”
Stay hungry, stay foolish, be creative!
Dari berbagai hal yang disampaikan Patrick, cukup menarik bagaimana berbagai kegiatan non akademik, salah satunya sebagai EO, menambah pengalaman dan pelajaran yang didapat secara langsung. Patrick mengaku sangat menikmati berbagai kegiatan yang ia ikuti, ia menganggapnya sebagai tempat refreshing dari kesibukan akademik.
Sebagai seorang yang telah berpengalaman dalam per-EO-an, Patrick memberikan sedikit tips untuk menjadi EO yang lebih baik. Pertama berpikirlah secara holistik menggunakan empati. Kedua buatlah perencanaan yang baik, karena fail to plan is planning to fail. Terakhir, selalu jaga komunikasi ke semua pihak, baik divisi sendiri, bidang sendiri, maupun divisi dan bidang lain.
Patrick juga berpesan bagi kita yang tertarik untuk terjun dalam dunia EO untuk tidak cepat puas dan terus mempelajari hal baru.
“Stay hungry, stay foolish, be creative!”
Bagi teman-teman yang ingin tahu tentang Event Organizer lebih lanjut atau hal lainnya dapat menghubungi Patrick melalui kontak sosial media:
LinkedIn : id.linkedin.com/in/patrick-segara12
Intagram : @patrick_sgr
Cukup sampai disini artikel Life at STI edisi bulan ini, sampai jumpa bulan depan!
Ditulis oleh:
Muhammad Fahrel Naufal Aldiansyah
Bonaventura Bagas Sukarno
